Is time wasted in your organization?

This article was originally published on the blog of Headroom, and is also available on Medium and LinkedIn.

I help my customers transform into more adaptive, responsive and self-organizing companies. This is necessary to survive in today’s fast-paced, unpredictable business environment.

But as a small consultancy, the danger of extinction is also imminent. To prevent this, it’s important to work on these three things:

  1. be the most knowledgable in your area
  2. show the world that you have this expertise
  3. do paid work

Slack time

Many consultants forget to make time for learning and publishing, and actually I’ve stepped into this trap a few times myself. Due to the increasing amount of client requests, it’s very easy to get swamped by paid work, with the risk of losing your expert status and becoming irrelevant.

This is why planning slack-time is very important. Slack (not the famous team communication tool) can be defined as:

1. unused capacity
“still some slack in the economy”
2. lacking in activity; not busy
“a slack season for the travel business”

A while back I saw this helpful graphic in a deck called “How to improve your life” (by Henrik Kniberg) that explains the self-enforcing loop that he was aiming for.


Be conscious of how your organization spends its time

In the article, he makes another great point:

“Organizations with slack are faster than organizations where the goal is to keep people busy all the time.”

It is useful for any kind of organization to be a bit more conscious of how time is spent. If it’s spent on unfocused meetings and an overload of e-mails, bureaucratic processes that add no value to the customer and slow hierarchical decision making, then it’s time to rethink your organization’s operating system. It might just prevent you from going extinct.

This company achieves 100% customer satisfaction with 0% managers

This article was originally published on the blog of Corporate Rebels, and is also available on the Medium and LinkedIn.

Photo by Michel Claus

Photo by Michel Claus

When I entered the office, it quickly became clear: this is not an average IT service provider. On our way to the meeting room, we passed through the canteen with a fully equipped bar and kitchen and a dining table that is at least 20 meters long. I sat down with their Organizational Development circle, which regularly comes together to improve the way their bossless organization functions. Nobody held back when talking about their culture: I sensed passion, candor and strong opinions. It was clear to me that these people are 100% committed. About halfway through our conversation, the company’s chief cook brought in a delicious lunch salad, served beautifully, as if we were in a high class restaurant.

Schuberg Philis

Founded in 2003, Schuberg Philis has approximately €50mln yearly revenue and consists of 230 people. Banks, energy companies, supermarkets, airlines and government agencies rely on them to keep their mission critical IT systems 100% operational under any circumstances and at all times. Their office, with in-house datacenter, is close to Schiphol Amsterdam Airport.

A large part of the Dutch society relies on their services, so some people would expect that in order to promise such high reliability and security, you need strict control, done by management. But that is not the case, Schuberg Philis is fully self-managed and has 0% managers. Their experts are in the lead.

“People are perfectly capable to make important decisions about their own life, why wouldn’t people be able to make decisions about how they work? People don’t need a boss to tell them how to do their job“. When asked if everyone could function in a self-managed organization, he responds: “I don’t believe it has anything to do with intelligence or having a high education; being responsible for your own life is a universal value” — co-founder Philip Dries

Customer teams

In most IT companies, the sales department negotiates with the customer about price and scope of the assignment and then hands over the assignment to engineers for implementation. Often, the engineers discover that was promised is difficult to deliver within the promised timeframe.

At Schuberg Philis, there is no sales department. Instead, customers work directly with experts. Every customer is connected to a dedicated team of 5–10 engineers that has full responsibility and mandate. Because there is no other department telling them what to do, the teams only commit to things they can actually deliver. They own planning and manage their own budgets. Because they are the ones keeping the service online 24/7, they make sure quality is high. Therefore, it is no surprise that Schuberg Philis has the highest customer satisfaction score of any IT infrastructure company in The Netherlands, for 10 years in a row.

The engineers have a 100% focus on the customer and try to understand all aspects of the customer’s business. This leads to involvement on all levels. One engineer said: “one moment I’m working on a deeply technical problem, another moment I’m walking around the customers’ trading floor and giving them advice about their strategic direction.”

Employee engagement

Schuberg Philis invests almost a quarter of their profits in enhancing the wellbeing of its colleagues and their families: there is an in-house psychologist, physiotherapist, sports programs and the in-house restaurant serves daily fresh healthy meals.

People decide their own office hours and when they go on holidays. Because of the high level of freedom and autonomy, there is a high sense of ownership and commitment. Engagement and retention at Schuberg Philis is very high.

People work very hard, but are much happier than in their previous jobs. Due to this lack of stress, absenteeism due to sickness is low (less than 1%). There is no stress from things they can’t influence: decisions made and imposed on them by managers, there is no stress from unproductive reorganisations or unrealistic targets.

No HR department

Even though there are no managers, people still want to have someone to talk to about their performance, growth and well-being. In the first few years of Schuberg Philis, one person was responsible for all performance evaluations and appraisals. But when the company grew, this was no longer feasible. They did not want to create a separate HR department because they felt this wouldn’t fit the culture of self-managed teams.

Instead, Schuberg Philis created the role of coach, which about 17 people took on next to their regular work. People select who they want to be coached by. This can lead to some coaches having no coachees. Chief DNA officer, Lotta Croiset van Uchelen calls this a self-correcting hygienic system: “by letting the individuals choose, you don’t need to create complicated policies”.

The engineers’ high sense of ownership and involvement can lead to overcommitment by team members. Coaches and team members tend to pick up these signals and are expected to give each other feedback. Vulnerability is key: asking for help is considered a strength, not a weakness.

Recruitment is done by the teams based on expertise, cultural fit , their ability to be self-reliant and work in multiple roles. Less than 5% of applicants are hired. New hires coming from corporate organizations need up to two years to get used to the level of self-management and fully ‘de-corporate’.

Standardization and decision making

Because of the way they are organized, some things are more difficult than in other companies. One of them being standardization. Because the engineers are used to innovate, they sometimes reinvent the wheel. It would be more efficient if teams would share best practices across teams and strengthen each other. But because the engineers are very autonomous, it is not easy to trust somebody else’s decision.

Another challenge is their ability to do group-decision making as the company grows. In the past, everyone had to agree unanimously (consensus), nowadays this has changed to consent: everybody has to actively say they don’t have objections. The next phase is to start experimenting with the advice process, because it allows for faster decision making, while the individual stays responsible.

There is also an increasing need to clarify who hold decision making rights for certain domains. That’s why they recently tried Holacracy, in which roles and accountabilities are very explicitly defined. But after the experiment, they decided it’s too technocratic, too slow and doesn’t fit their culture.

“Our core belief is that people should always be able to stay responsible for their decisions, and should not be able to refer to another role that is responsible. Because circles ask for mandate from super circles, we also suspect Holacracy could lead to a top-down hierarchy of circles. Instead, we want people asking for advice before making decisions. We think it’s a stronger mechanism as compared to setting mandates and boundaries.”– Ilja Heitlager


Full disclosure: while doing my research for this article, I was asked to help Schuberg Philis as a consultant to improve their agile capabilities and some of the fore mentioned challenges. The way I was introduced to the teams also says something about their culture: I had to first present and show my expertise in a knowledge sharing session, only after which I started to get requests for help from teams. In a self-managed organization, nobody has the ability to push a consultant to teams. It will only work if there is ‘pull’.

“Although we don’t have management or hierarchy, there is still an informal hierarchy, just like with any group of living beings. Influence is gained through ability, talent and seniority. Leadership is on all levels. It’s a meritocracy.”– Lotta Croiset van Uchelen — Chief DNA officer


Even if you don’t want to completely move towards self-organization, there are several valuable lessons that can be learned from Schuberg Philis:

  • build small, independent, multi-disciplinary teams of experts who pursue a clear goal together;
  • let the experts that do the work, make promises to the customers;
  • let people decide how to organize their work and what they want to contribute to the organization;
  • let people choose a coach that looks after their well-being, instead of forcing a manager upon them;
  • experiment with different practices and decide what fits your culture.

Corporate agility centraal

'De juiste context voor waardecreatie'

Interview in CIO magazine (in Dutch). Tekst en foto door Hotze Zijlstra. Ook beschikbaar op LinkedIn of in PDF.

Aegon heeft een nieuwe cultuur en werkwijze gemodelleerd, waarin corporate agility centraal staat. De basis wordt gevormd door zelforganiserende teams die sturen op door de directie gedefinieerde waarde. Het zogeheten Next-programma is er niet alleen op gericht om de IT-teams agile te maken, maar moet de rest van het bedrijf meenemen. CIO Kees Smaling en zijn MT belijden de principes in woord en daad. Een open gesprek met sleutelfiguren Pieter Hartman, Germaine Doop en Jurriaan Kamer over veranderbaarheid, geleerde lessen en de volgende stap.

Aegon heeft naam gemaakt door de innovatieve initiatieven en een organisatieverandering die voor een groot deel gebaseerd is op agile-principes. Zijn jullie nu een soort evangelisten?

Kees Smaling: “Hoewel ik ontzettend enthousiast ben over agile, gebruik ik de term het liefst zo spaarzaam mogelijk. Het risico bestaat namelijk dat het door een etiket zo ‘verhyped’ wordt dat het z’n doel gaat missen. Je moet voorkomen dat je het te dogmatisch gaat invullen, waardoor de kans op weerstand groter wordt. Sommige trajecten lenen zich minder voor agile en meer voor een meer planmatige aanpak. Begrijp me niet verkeerd: ik geloof er juist zo erg in, dat ik bang ben dat je door het oproepen van die weerstand het kind met het badwater weggooit.”

Het moet vanuit de organisatie zelf komen? Mensen moeten zelf de autonomie pakken?

KS: “Tot zekere hoogte. Teams controle en zelfsturing geven is nuttig en gevaarlijk tegelijk. Wanneer je het op basis van de verkeerde waardes doet, dan ‘agileren de teams zichzelf het geheel uit’ – een mooie typering die ik voor de gelegenheid even leen van Ton van Rhijn (CIO CZ, red.). Daarom leggen we zoveel focus op het toevoegen van waarde, competenties en zelforganisatie in plaats van zelfsturing.”

Jurriaan Kamer: “Veel agile-principes gaan over teruggaan naar de basis: waar gaat het om en waar doe je het voor? Je gezonde verstand gebruiken om zo de veranderbaarheid erin te krijgen. Sommige mensen hebben een sterke behoefte aan vastigheid. Een groot deel is best bereid om stappen te maken. Een verkeerde verandering roept weerstand op, een goede verandering niet.”

KS: “Mensen hebben moeite met veranderen als ze de ratio’s niet kennen. Nadat we in het kader van de beoogde versnelling agile hadden omarmd liepen onze architecten bijvoorbeeld vast op allerlei initiatieven waarin ze mee moesten. Ze wilden overal grip op houden, wat natuurlijk niet lukte. Ik heb toen voorgesteld het om te draaien: niet voortdurend alles checken, maar de vangrails meegeven waarbinnen teams moeten bewegen. Binnen die marges – de zogenoemde ‘non-negotiables’ ofwel ‘ten commandments’ die architectuur heeft opgesteld — konden ze tempo maken.”

“Mensen hebben moeite met veranderen als ze de ratio’s niet kennen”   

Architectuur heeft sowieso vaak z’n eigen dynamiek.

Pieter Hartman: “Architecten moeten idealiter een half wiel voor rijden in plaats van enkele mijlen vooruit. Het lastige binnen een architectuurdiscussie is dat het punt waar je naartoe wilt conceptueel nog te ver weg ligt. Daardoor is de bereidheid en urgentie om aan te haken een stuk kleiner dan wanneer de doelen meer tastbaar zijn. Architecten zijn bij uitstek bezig met de langere termijn en die lange termijn continu vertalen naar het halve wiel voor rijden. Door architecten dicht tegen de business te plaatsen kunnen bruggen geslagen worden.”

KS: “Het belangrijkste is de aanleiding: want als je begint te praten in termen als tien niet-onderhandelbare geboden, dan stuit je al direct op weerstand. Terwijl dit juist hebt bedacht om te kunnen versnellen! Je moet dus beginnen met communiceren waarom je iets doet. Dan kunnen we bovendien melden dat we van zestig naar tien geboden zijn gegaan. We hebben er liefst vijftig geschrapt.”

Germaine Doop: “Wanneer je de meerwaarde uitlegt willen mensen graag meebewegen. Die waarde is vaak een stip op de horizon, een langetermijnvisie, die moet worden vertaald naar waar de teams dagelijks mee aan de slag zijn. Wanneer de doelstellingen en de context helder zijn, willen teams best gaan rennen.”

We duiken meteen de inhoud in. Wat Kees als CIO doet weet ik, maar wie zitten hier verder aan tafel?

PH: “Ik heb vanuit IT een uitstap naar marketing gemaakt. Intussen ben ik als Manager Digital Business Development weer onderdeel van IT, omdat IT en marketing ineen zijn geschoven. Samen geven we vorm aan de digitale transformatie. Zo hebben we anderhalf jaar geleden cXstudio opgezet, onze joint-venture met HCL die continu werkt aan de digitalisering van Aegon. Met Jurriaan en Germaine heb ik het model voor agile werken uitgetekend.”

GD: “Ik ben als interim enterprise coach door Next gevraagd om de corporate agility verder vorm te geven. Om de organisatie mee te krijgen in een ander gedachtengoed ben ik praktisch betrokken door te coachen, een andere manier van communiceren in gang te zetten en weerstand te voorkomen en weg te nemen.”

JK: “Ik ben in 2015 gestart om als interim manager cXstudio goed op de rit te zetten. Daar ben ik samen met Pieter en de rest van het team tot het einde van dat jaar druk mee geweest. Vervolgens was ik betrokken bij de ontwikkeling van het Next-model en de agile manier van werken van Kees' MT. Intussen manage ik een cultuurveranderprogramma gericht op interne beheersing. Totaal iets anders, maar wel met zelforganiserende agile teams zoals bij Next.”

Wel opvallend: agile-denken in domeinen als architectuur en beheersing, dat gaat best ver…

KS: “Ja, al zou ik achteraf bezien toch iets meer maturiteitsslagen binnen IT gemaakt hebben. We hebben het nu wel heel snel breed getrokken; HR is ermee aan de slag gegaan, marketing en het interne beheersingsprogramma. Ik ken geen bedrijf dat zo gretig agile heeft omarmd. Veelal werkt de IT-functie agile en kost het grote moeite om het de rest van de organisatie daarvan te overtuigen. Hier was op een gegeven moment bij wijze van spreken bijna geen IT’er meer betrokken. Dat kon niet de bedoeling zijn en dat hebben we inmiddels gerepareerd.”

Ook als MT werk je agile, kun je daar iets meer over zeggen?

KS: “Ten aanzien van het MT geldt hetzelfde als met architectuur: de veranderingen zijn zo talrijk dat je niet langer alles kunt checken en bijsturen. Je zult dus een vergelijkbare werkwijze moeten hebben als rond de tien geboden. Veel meer coachend: zorgen dat je de waarde belegt bij de juiste eigenaren en het niet allemaal zelf doet. Dat proces hebben we in gang gezet. Qua werkwijze zijn we van wekelijks vier uur MT-overleg naar tweewekelijks twee uur gegaan. Niet meer elke dag een call van een haf uur, maar een keer per week. We spreken problemen kort door en dragen het vervolgens over aan de waarde-eigenaar. Presentaties in het MT zijn voor iedereen toegankelijk. Het MT is open gegooid, zodat iedereen binnen de organisatie dezelfde context heeft.”

GD: “Door deze transparantie faciliteer je de corporate agility voor het gehele bedrijf. Wanneer iedereen van elkaar weet waarmee men bezig is, kunnen mensen elkaar weer verder helpen. Zo kun je organisch groeien.”

KS: “Het is wel behoorlijk lastig om iets organisch te laten groeien zonder belerend te worden. Je moet vooral helpen de vraag te formuleren in plaats van antwoorden geven. Mensen zijn al heel snel geneigd te denken dat je wilt kaderen, standaardiseren, nieuwe afdelingen zetten. Dat staat zo haaks op het gedachtengoed.”

PH: “Mensen denken in termen van sturen, besturen en eigenaarschap in plaats van wie samen iets tot een succes kunnen brengen. De vraag wie het precies gaat leiden is veelal minder relevant.”

GD: “De verandering die op mensen af komt raakt alles: het functiehuis, de rollen en daarmee de identiteit van mensen.”

Het oude denken en hiërarchische verhoudingen zijn de grootste hindernis van verdere ontwikkeling.

KS: “By far! Niet de mensen persoonlijk, maar het gedrag en de structuur. Zichtbaarheid van managers is niet belangrijk meer, al zitten we nog in de overgangsfase. Op een gegeven moment gaan van nature dienende managers, die omdat ze door mindere zichtbaarheid de credits dreigen te verliezen, zich toch zichtbaarder opstellen. Dat remt de versnelling. Het is een best lastig fenomeen. Ik krijg er bovendien de vinger niet achter wanneer het nuttig is om directief te zijn, al is het soms duidelijk dat er ingegrepen moet worden.”

JK: “Je moet de balans zoeken tussen een team beschermen en tegelijk het bevredigen van de behoefte van de rest van de organisatie. Op die manier kun je het nieuwe laten groeien.”

KS: “Als die context nog niet rijp is voor sterk faciliterende managers, omdat we daar een beeld van hebben dat ze te weinig doen, dan heb je blijkbaar meer tijd nodig. Er is al heel veel ten goede veranderd: openheid, flexruimtes, sturen op waardes, andere manieren van werken. Als je hier voorheen om 15.00 uur het pand uit liep, dan kreeg je direct een flauwe opmerking naar je hoofd.

JK: “Bedrijfscultuur is een sterk fenomeen. Wanneer je het anders gaat doen, is het gevaar groot dat de antilichamen in actie komen. Voor je het weet is alles weer bij het oude.”

“Het MT is open gegooid, zodat iedereen hier dezelfde context heeft”

Top-down of bottom-up?

KS: “Er pleit een ding voor een top-down model dat bedrijfsbreed wordt doorgevoerd, en dat is dat je niet meer terug kunt. In een organisch model zoals bij ons loop je toch nog lange tijd het risico dat het uiteindelijk wegebt. Kijkend naar de essentie van agile is het evenwel tegenstrijdig om het top-down aan te vliegen.”

GD: “Op onze manier creëer je een intrinsieke verandering op de lange termijn bij mensen. Top-down is dat anders, omdat mensen dan mogelijk alleen voor de vorm meedoen.”

Waren er nog andere geleerde lessen of momenten van inzicht?

KS: “We hebben aanvankelijk veel gekeken naar anderen: Spotify, LinkedIn, Facebook, Google. Op een gegeven moment heb ik geopperd om daar eens te mee gaan stoppen. Wat hier zou kunnen werken is – het is al meerdere malen gezegd – voor een groot deel gezond verstand. Geïnspireerd door anderen, maar op onze manier met onze context.”

JK: “Spotify heeft ook goed gekeken naar anderen. Ze hebben net als wij gekeken wat voor hen het beste werkt.”

PH: “Zodra agile een verplichte werkwijze wordt, ben je het leereffect alweer kwijt.”

KS: “Dogmatisme voorkomt dat je genuanceerd moet worden. Je hoeft niet meer te denken, want alles is zwart-wit. Lekker makkelijk. Agile dwingt je te blijven denken en dat houdt je scherp.”

GD: “Je moet jezelf constant bijsturen.”

KS: “Het gevaar is dat je het nuance-verhaal misbruikt om op pragmatisch wijze de weerstand te omzeilen. Soms moet je er gewoon doorheen. De ervaring is dat agile veel gedisciplineerder is dan traditionele werkwijzen.”

Jullie zijn een behoorlijk eind op weg, wat wordt de volgende stap?

KS: “We zijn enthousiast over de sfeer, de energie en hoe de mensen erin zitten. We vermoeden ook dat de performance verbeterd is. De volgende stap is de meetbaarheid van het succes. Daarnaast zijn we erg druk geweest met elkaar voortdurend te vertellen over de nieuwe manier van werken. Terwijl we het er juist over eens waren dat de manier van werken er niet meer zo toe doet. Het moet zo gewoon zijn, dat het niet meer speciaal is. Je moet het hebben over de waarde. Agile is geen doel op zichzelf.”

JK: “Terug naar de basis: je gezonde verstand gebruiken. Het MT ten dienst stellen van de organisatie: zorgen dat de teams goed kunnen draaien, dat je blokkades wegneemt en desgewenst richting geeft.”

PH: “Voor 2017 wil ik meer eigenaarschap op de waarde. Zodra bijvoorbeeld ergens sprake is van een afhankelijkheid, dan benoemen teams die afhankelijkheid als het probleem omdat ze niet meer zelf kunnen sturen. Dan zadelen ze de manager op met het probleem. Terwijl het team zelf het mandaat heeft om het samen met andere belanghebbenden op te lossen.”

GD: “De gedeelde visie dat we met het MT faciliterend willen zijn aan de teams, is al best een grote stap. Met het loslaten en ruimte geven komt een grotere verantwoordelijkheid bij de teams zelf.”

“Agile dwingt je te blijven denken en dat houdt je scherp”

Kees, welke rol speel jij daarin als CIO en vanuit je MT?

KS: “Vanuit mijn rol is dat de juiste context creëren. Net als bij innovatie: ik moet de kans verhogen dat hier iets innovatiefs ontstaat. Dat betekent de juiste mensen naar binnen halen, ze soms de vrijheid geven, soms wat vragen stellen, het kan van alles zijn. Dat zou de toegevoegde waarde van management moeten zijn. Om dat proces op gang te krijgen heb je soms wat directieven nodig.”

JK: “Maar wel met een luisterend oor.”

PH: “Aanwezig zijn als het moet.”

KS: “Dat is qua beschikbare tijd nog een uitdaging op zich.”


Leading agile change

7 ways to effectively manage an agile transformation

This article was originally published on Emerce (Dutch), and is also available on LinkedIn (Dutch) and Medium (English).

Managers who ask: “Why are we not speeding up?” Teams who say: “We keep on explaining the reasons we are being held back, but nothing changes.” “Great that we are now a self-organizing team, but it’s still the managers who are calling the shots.” Just a few remarks from the employees of a large financial institution that implemented agile. Do you recognize this? In this article, you will learn about the 7 characteristics of a successful transition team and what you need to do to ensure that your agile transformation will run smoothly.

It doesn’t happen by itself

Just like many other companies, the financial institution had realized that their way of working was no longer able to meet the requirements of this day and age. Slow procedures, low motivation, disengaged staff. They decided to implement the solution that everyone was talking about: Agile. Working with self-organizing, multi-disciplinary teams should save the company from going down. When the changes did not have the expected effects, the CEO asked us for help.

Unrealistic expectations

During our talks with management and with the teams, we discovered there was a lot of frustration. The teams did not know what the objectives were and why the changes were necessary. At the same time, the managers didn’t understand why things weren’t moving faster. Agile was seen as a silver bullet that would lead to improvements straight away.

“We trained everyone, we instated a project leader, implemented the transition plan which we carefully monitored through the steering committee. But still, we aren’t seeing the teams accelerate and we aren’t seeing an improved bottom line”- member of the steering committee

Start at the beginning

We have helped many different organizations with agile. Most of them apply it in their IT department, others use it for their marketing and growth teams. We see many similar challenges. An agile organization requires a different kind of leadership, a transition team (T-team) that functions well is essential. When we put a transition in motion, we always make sure the following seven requirements are in place:

“We’ve implemented Scrum, but it is unclear to me why it was necessary. All those extra meetings cost a lot of time. It’s a hype, it will pass.” — team member

1. Define your “awesome” end-state

Becoming agile is not an objective in itself. Agile is a method that you use to reach a certain goal, and that goal needs to be crystal clear before you start. Common goals are: shortening the time-to-market, becoming better at dealing with change, more innovation, increasing quality, less bureaucracy, bringing more energy and fun into teams, increasing commercial effectiveness, staying ahead of competition. Make sure the rest of the organization knows why your vision is important and what your “awesome” end-state looks like. By making the goals measurable, you can also make a fact-based assessment of how the transition is going. Just like when you’re trying to lose weight, you weigh yourself often so you know if you are on the right track to achieving your goal.

“We have explained very often that we can’t speed up because we are dependent on another department. But it seems nothing is being done to change this situation.”- team member

2. Remove impediments

Every team will run into impediments while implementing their new way of working. Examples of such impediments are dependencies on other parts of the organization, political games, unnecessary rules and procedures, unsuitable reward systems, conflicting goals. The transition team’s most important task is to take away the impediments that the teams cannot take care of themselves. You are the A-Team that comes to the rescue when they get stuck.

“My experience is that the biggest speed killer is us, the management, because we keep behaving in the old way. The largest change that needs to happen probably needs to happen within myself.” — a manager from the transition team

3. Don’t be the bottleneck

We often see that leaders think the staff needs to change. “If they implement Agile, our problems will disappear overnight.” However, the following is true for every change: leaders go first. In order to become agile, a change in mind-set and behavior is necessary, this includes the management team. As T-team you are the enabler of the transition, not the driver. Stop micromanaging and rethink the way you keep a handle on things. Make sure you don’t act like a steering committee that says: “You should change”, but instead, send the message: “This is the direction we would like to be headed. What do you need to get there?” That way, you remove the gap between management and staff.

4. Lead as an agile team

Do not underestimate the power of leading by example. When the T-team adopts an agile way of working, you show people that you believe in the change and that you understand what the new teams are going through. Work in sprints, do daily stand-ups, give a demo, keep your own backlog in a visible spot. By holding retrospectives, the T-team becomes a well-oiled machine that is constantly improving. A safe place where members are open to each other and are able to express their doubts.

5. Have a team that can make an impact

Make one member of the transition team responsible for keeping track of the backlog; this person takes the role of product owner. This person does not have to be senior in rank, but he/she should be the one leading the transition. Additionally, the transition team also has an agile coach, who facilitates the team’s working process.

When it comes to removing impediments, you need people in your team who are able to do so quickly and effectively, for example the managers of the employees in the teams. It is also important to have a sponsor from senior management, who can join the team regularly and take away any impediments. Structural impediments do not disappear by themselves, it costs time to solve the issue properly. T-team members must have sufficient time available to make this happen.

“It is great that we are being asked what we need to make more impact. I get the feeling that management is now working for us, rather than the other way around”- team member after visiting the T-team demo.

6. Be transparent and ask for feedback

The transition team should present their results regularly in the form of a sprint review or demo. In this event, you present which steps you took, still have to take and which changes and obstacles you see ahead. Show what works, and don’t be afraid to show what doesn’t. Don’t forget to ask for input: “Do you feel that we, as a transition team, are doing the right things?” The management does not always have the answer to everything, and when you don’t have the answer, stop having meetings about it but quickly bring your challenge to the agile teams for advice.

A demo is a good time to continue the conversation about why the changes are important for the organization and what the end-goal is. This creates clarity, which helps to reduce stress.

7. One step at a time

For a sustainable change, it is best not to turn the whole organization around in one go. So focus on the most important issues, create short-term successes and gradually move to bigger things. Experiment and find out what does and what doesn’t work in your context. So no “big bang”, but “inspect & adapt”. By dealing with the changes team by team, you will be slowly permeating the old organization, until you reach a critical mass and “the others” will be forced to join the change. Be patient: it can take months or years for the culture of an organization to transform.

*Co-author Timo Mulder: founder & managing partner of Value First. He helps growth companies and corporates to speed up their innovation and marketing teams using agile and lean startup techniques. Together, Timo and Jurriaan have helped more than 200 teams and 30 organizations make a bigger impact.

Hackathon: spitsstrook voor innovatie

Dit artikel werd gepubliceerd op AG Connect, en is ook beschikbaar op LinkedIn.

Vrijwel alle succesvolle techbedrijven doen hackathons. Het is de manier om innovatie te stimuleren. Ik woonde de laatste hackathon van bij. Die dag konden ongeveer negentig techneuten zelf bepalen waar ze aan wilden werken. En als mensen werken aan iets wat ze zelf graag willen, ontstaan de mooiste dingen.


Het komt niet vaak voor dat je op je werk volledig vrij bent om te bepalen wat je doet. Meestal is er een manager die de plannen goed- of afkeurt. De tijd die je eraan besteedt, moet namelijk wel iets opleveren. Dat is ook logisch, want geld kun je maar één keer uitgeven. Dat verklaart ook waarom er strakke procedures bestaan om initiatieven, projecten en doelen tegen het licht te houden. Maar hierdoor wordt wel de drempel verhoogd om spontaan iets te doen wat je leuk vindt. Met een hackathon open je een soort spitsstrook, zodat je om de file heen op de snelweg kunt rijden.

Met hackathons maak je gebruik van collectieve intelligentie

Je bent als management nooit slimmer dan de tientallen of zelfs honderden andere mensen die in het bedrijf werken. Met een hackathon maak je gebruik van de collectieve intelligentie, want mensen kunnen zelf kiezen waar ze aan willen werken. Zo zorg je ervoor dat de intrinsieke motivatie, de passie voor het vak en de nieuwsgierigheid van mensen zichtbaar worden.

Wat levert het op?

Tijdens een hackathon werken mensen aan dat ene dingetje dat ze altijd al hadden willen doen, maar waar ze steeds niet aan toekwamen: iets wat nu echt opgelost moet worden. Daarnaast wordt er geëxperimenteerd met nieuwe technologieën en geleerd van vakgenoten die verspreid in de organisatie zitten. Want tijdens een hackathon helpt iedereen elkaar.

Omdat mensen aan het eind van de hackathon presenteren wat ze hebben gedaan, kun je er volledig op vertrouwen dat mensen hun tijd goed besteden. Bovendien: de hackathon hoeft niet meteen iets op te leveren. De inspiratie en motivatie zelf zijn al waardevol genoeg om het te doen.

Hoe organiseer je een hackathon?

Hackathons zijn er in verschillende soorten en maten. Van één werkdag op kantoor tot een volledige ‘hackweek’ op een externe locatie. Om draagvlak te creëren is het de moeite waard dat mensen uit de business de uitdagingen presenteren waarvan zij hopen dat iemand er iets aan kan en wil doen. De techneuten kiezen vervolgens zelf of ze aan een van deze initiatieven willen werken. Lees meer over hoe SpotifyFacebook en Uber dit doen.

Een simpel format voor een succesvolle hackathon is:

  • plan een dag in, nodig mensen uit;
  • zorg voor eten en drinken, muziek en sfeer;
  • bepaal een thema of definieer een business probleem (optioneel);
  • plan een demo;
  • evalueer wat wel en niet goed werkt, en plan de volgende.

Zo simpel is het. En is het alleen iets voor IT'ers? Zeker niet. Iedereen kan meedoen, ongeacht rang, stand of functie. Je hoeft ook niet per se software te maken; een goed idee uitwerken naar een prototype van karton is ook nuttig.

Agile CIO richt zich op het toekomstvast en wendbaar maken van organisaties door de best practices van bedrijven als Spotify, Google, Facebook en Airbnb toe te passen. We organiseerden hackathons bij o.a. Digidentity, Mijndomein en Aegon.

Hackathons at

This article was originally published on the blog, and is also available on Medium and LinkedIn.

"You hack it, you love it, you run it" is printed on a big sign above the canteen at's office in Utrecht. It's time for the hackathon, which is held three times a year.

Today, about 90 engineers are completely free to decide what to work on. "When you sign up for the hackathon, you mention what you're planning to do so you can form a team, but no manager has to approve it," says Maarten Dirkse, who started organizing the hackathons three years ago.


The hackers are all relieved from their duties; nobody will bother them today with regular work. The hackathon starts at 09:00 and lasts until 20:00. Lunch and pizzas are arranged, and at 17:00 the bar opens (just like every Friday).

"It's a really fun event in which you can build anything you've always wanted to build, but couldn't find the time for. It doesn't necessarily needs to be something useful for, although we do take suggestions from the business." Maarten continues. "People tackle a problem that bothers or motivates them. My favorite is an internal dashboard that shows beautiful statistics on today's revenue. It also plots new customer orders real-time on a map of Holland."



Hacker Mary Gouseti is a big fan of the hackathons: "it's a great way to learn new skills and experiment with new technology. It's also nice to work together with engineers from other teams that you normally don't work with. Everybody helps each other out. My favorite project is the "Translate to English" button, which allows non-Dutch speakers like me to browse in English."

"Several projects resulted in visible improvements and innovations for our website or mobile app. But even if an initiative can't directly be translated into business value, it does inspire and motivate the engineers, which is just as valuable" says Menno Vis, IT Director Software Development. 

"After the hackathon, we organize an award ceremony for which we invite the whole company. The hackers present their results in a 3-minute pitch. We have prizes for the coolest project, the project which has the most value for and for the project which is the most 'out of the box' or funny. Real working demos usually score more points than PowerPoint slides" Menno continues.

Another noteworthy event is the yearly "polish night". During this event, about 500 colleagues voluntarily work until late at night to get the site ready for the holiday season. They clean up a whole bunch of glitches in the product content to improve the shopping experience. Of course, music and drinks are provided.

The hackathon is just one of the things that defines's engineering culture. Management supports and encourages bottom-up initiatives and regularly asks employees to pitch ideas for new projects. Menno: "our philosophy for sustaining a high performing IT department is quite simple. Get the right people on board and give them the right assignment. Encourage them to take ownership and ensure autonomy at the lowest level in the organization. Provide freedom within a framework, high autonomy and high alignment. Just like our services: loosely coupled but also highly cohesive!"

Hackathons are a great way to inspire innovation and motivation by reinforcing autonomy, mastery and purpose. gets this, just like Facebook, Spotify and Uber who conduct hackathons at regular intervals.